Plannen is puzzelen
Een spoedafspraak, een patiënt die afbelt of een zieke arts: een greep uit de uitdagingen waar Rigina Rienstra, planner Zorglogistiek beschouwende vakken, samen met haar collega’s regelmatig mee te maken heeft. “Plannen is puzzelen” stelt Rigina. Wat ze daarmee bedoelt, vertelt ze in dit artikel.
Rigina: dertig jaar bij Antonius
“In 1992 begon ik als medisch secretaresse. De typmachine had toen nog maar net plaatsgemaakt voor de computer. In de afgelopen dertig jaar heb ik de digitalisering in de zorg meegemaakt. Sinds januari 2021 werk ik als planner voor de beschouwende vakken. Ik plan onder andere scopieën (maag-darmonderzoeken), ERCP-onderzoeken (galwegen) en videocapsule- onderzoeken.”
Stap voor stap: zo plan je een scopie
- Een zorgverlener vraagt een scopie aan voor een patiënt. Aanvragen voor de ‘snijdende vakken’ gaat naar een ander team planners.
- De aanvraag komt binnen op de werklijst van de planners Rigina en haar collega’s Lutske en Janneke.
- Tijdens het plannen wordt met veel dingen tegelijk rekening gehouden. Bijvoorbeeld: staat de afspraak binnen de door de arts gestelde termijn? Wanneer is welke arts, sedatiespecialist en anesthesist aanwezig? Welke vorm van sedatie (soort slaapmiddel) is nodig? Wat zijn eventuele medicatie adviezen? is er plek op de dagverpleging? Hoe verdelen we de werkdruk optimaal?
- Gaat het om een scopie die binnen 1 -2 dagen gepland moet worden, dan wordt afspraak zo snel mogelijk ingepland. Met de afdelingssecretaresse is contact over deze afspraak en de voorbereiding.
- Patiënten ontvangen van Rigina of haar collega’s digitaal of per post informatie over hun onderzoek. Patiënten die een scopie met propofol (sedatie) krijgen, moeten eerst worden gescreend. Hiervoor vult de patiënt digitaal een vragenlijst in.
- De sedatiespecialist screent patiënten aan de hand van deze vragenlijst.
- Patiënten die binnen twee weken al langs moeten komen, worden gebeld. De planners nemen dan de voorbereiding telefonisch met de patiënt door.
- De planners checken de screenings afspraken voor de sedatiespecialisten.
- Hebben alle patiënten op tijd de vragenlijst ingevuld? Zo niet, dan belt Rigina of een van haar collega’s de patiënt op.
Elke dag de beste planning
In haar werk als planner streeft Rigina dagelijks naar de beste planning. “Ervoor zorgen dat een planning geen grote gaten heeft, de werkdruk goed verdeeld is en de patiënt op tijd geholpen; daar ga ik elke dag voor!”